Digitaliseren van je administratie
Voor veel ondernemers is het voeren van de administratie niet de meest favoriete bezigheid. Echter we kunnen er niet omheen. Bij wet is geregeld dat je een ordentelijke en toegankelijke administratie moet voeren en daarin moet voldoen aan alle wet- en regelgeving. Helaas, geen ontkomen aan. Door het verregaand automatiseren van je administratie is het mogelijk dat je hier nog maar weinig tijd mee kwijt bent.
Maar als je het doet, doe het dan goed, en volledig
Zorg dat je de volgende onderdelen voor elkaar hebt:
- Schaf een boekhoudpakket aan dat past bij jouw organisatie en wat digitalisering faciliteert. Er zijn er veel dus laat je goed informeren. Veel zijn inmiddels online en dat heeft sterk de voorkeur als je optimaal wilt digitaliseren. Het koppelen van bijvoorbeeld je telefoon middels een app aan de administratie is daardoor een koud kunstje. Dit maakt het verkrijgen van dagelijks inzicht en het verwerken van bonnen kinderspel;
- Laat vervolgens je administratie inrichten door degene die normaal gesproken jouw administratie voert. Die gaat aan de slag met:
- Koppelen bankrekening voor realtime verwerking van de bankmutaties in je administratie
- Versturen van uniek mailadres naar leveranciers waar de facturen vanaf dat moment naar verzonden kunnen worden. De facturen worden dan direct automatisch opgenomen in de administratie
- Dit geldt ook voor de verkoopfacturen. Afhankelijk welk (CRM) pakket je hiervoor gebruikt, maar kan ook eenvoudig door de verkoopfactuur naar de klant te mailen met in de bcc het mailadres van jouw administratie.
- Periodiek doornemen van de verwerkte stukken in de administratie. Dit kan dagelijks, eens per week, twee weken of maand. Het pakket moet namelijk slim gemaakt worden en in het begin zal je wat meer moeten koppelen (bijvoorbeeld crediteur aan het juiste grootboeknummer).
- Download vervolgens zelf de app en ervaar hoe makkelijk en plezierig het is om dagelijks inzicht te hebben in resultaat en cashpositie, maar ook welke debiteuren nog moeten betalen en welke inkoopfacturen er nog betaald moeten worden.
En dan heb je rust
De administratie is geautomatiseerd en continue bij. Je hoeft nu niet meer op zondagmiddag alles te verzamelen.
En als het door de softwareleverancier aangeboden dashboard te beperkte informatie voor jou geeft, zorg dan dat je middels de PowerBI specialisten van deze wereld een dashboard krijgt wat past bij jouw wensen en organisatie. Als je ook nog eens operationele data (bijvoorbeeld sales of warehouse) aan de financiële data kan koppelen, in 1 overzicht op je scherm, dan ben je volledig aangesloten met de juiste stuurinformatie. Onze collega’s van Iberico vertellen je hier graag meer over.
Kortom, als je het doet, doe het goed. De opzet kost tijd en aandacht, maar als het eenmaal staat, wil je nooit meer wat anders!
