De jaarafsluiting is in zicht
De Sint en zijn Pieten zijn alweer onderweg terug naar het warme Spanje. De dagen worden weer korter en het aftellen naar kerst toe is alweer begonnen. Sterker nog, over 18 dagen is het alweer kerst. Voor we het weten proosten we allemaal alweer op een gelukkig Nieuwjaar. Met 2022 in zicht komt ook de jaarafsluiting weer dichterbij. In dit artikel geven wij een paar tips om de jaarafsluiting in goede banen te leiden en zo goed van start te kunnen gaan in 2022.
Voorziening dubieuze debiteuren
Loop bij de jaarafsluiting de lijsten met openstaande debiteuren nog eens door. Staan er nog facturen open die maar niet betaald worden? Overweeg dan om voor deze facturen of debiteuren een voorziening dubieuze vordering debiteuren op te nemen. Op deze manier geeft de debiteurenpositie een beter beeld van de vorderingen die nog ontvangen zullen worden. Verder is het mogelijk om bij de Belastingdienst de afgedragen BTW terug te vragen. Dit is mogelijk wanneer een factuur langer dan 1 jaar open staat (gezien vanaf de vervaldatum van de factuur) of wanneer het zeker is dat deze niet meer wordt betaald.
Onderhanden werk en voorraad
Is de voorraad geteld voor het einde van het jaar en de positie onderhanden werk inzichtelijk? Niet persé de leukste klus maar wel noodzakelijk. We zijn allemaal goed in uitstellen. Maar we weten ook: van uitstel komt afstel. Achteraf de voorraad inventariseren is een bijna onmogelijke opgave die meer kost dan je lief is. Plan daarom de inventarisaties nu vast om te voorkomen dat deze net zoals elk jaar weer naar achter worden geschoven. Als er dan verschillen uit de inventarisatie naar boven komen, is er nog ruim de tijd om deze verschillen uit te zoeken. Als er onderhanden werk is per jaareinde is het ook goed om alvast eens na te gaan wat de stand is van deze projecten. Zijn er bijvoorbeeld projecten die niet zo lekker liepen en waarbij de verwachting is dat er verlies geleden gaat worden? In dit geval zal er nagedacht moeten worden over een voorziening voor verlieslatende contracten. Op deze manier is er alweer een klus geklaard voordat het nieuwe jaar begint en kan het nieuwe jaar met een kickstart van start gaan.
Kosten en omzet
Een ander belangrijk punt bij de jaarafsluiting is de afgrenzing van de kosten en omzet. Is de afgrenzing juist bepaald? Hierbij geldt het matching principe, kosten en omzet moeten worden toegerekend aan het financiële boekjaar waar ze betrekking op hebben. Vragen die gesteld kunnen worden om de afgrenzing inzichtelijk te krijgen zijn bijvoorbeeld “Verwachten we nog een kostenfactuur die pas volgend jaar wordt ontvangen?” of “Zal er in januari nog omzet van 2021 gefactureerd worden?”. Hierbij is echt niet nodig om een factuur van €50 te corrigeren die binnen komt in 2022, dit zal het beeld dat de jaarrekening geeft namelijk niet aanpassen. Uiteindelijk moet de jaarrekening een getrouw beeld geven van de financiële situatie van een bedrijf of organisatie. Het gaat daarbij dus vooral om dat grotere posten inzichtelijk zijn voor de jaarafsluiting.
Memoriaalboekingen
Het memoriaalboek is het dagboek dat wordt gebruikt voor alle boekingen die niet via de reguliere dagboeken zoals het verkoop- of inkoopboek lopen. Over het algemeen zijn hier dan ook de opvallende of bijzondere boekingen terug te vinden. Loop bij de jaarafsluiting de omvangrijke boekingen door en ga na of de reden van deze boekingen bekend is. Op deze manier kan inzichtelijk gemaakt worden of er ongeautoriseerde boekingen hebben plaatsgevonden middels het memoriaal.
De meeste van bovenstaande punten zullen u niet onbekend zijn als u zich al langer met jaarafsluitingen bezig houdt. Dit lijstje is daarom ook meer bedoeld om de aandachtspunten nog eens op een rijtje te zetten om zo 2022 goed van start te gaan. Wij willen u en uw medewerkers namens de audit- en samenstelafdeling van O-twee alvast fijne feestdagen en een gelukkig Nieuwjaar wensen. We hopen ook in 2022 weer op een prettige samenwerking.
